Süreç ve Performans Yönetimi Çözümü

Neden Ensemble?

Ensemble Süreç ve Performans Yönetim Sistemi, kurumların fonksiyonel odaklı yönetim anlayışından süreç odaklı yönetim anlayışına geçmelerine imkân sağlayan bir araç olarak tasarlanmıştır. Sistem süreç ve performans yönetimi, eğitim ve bilgi paylaşımı amacıyla üst düzey yöneticilerden her seviyede çalışanlara kadar tüm kullanıcılar tarafından kullanılabilmektedir. Uygulama bir kuruluşta mevcut süreçlerin modellenmesi, görsel olarak dokümante edilmesi, süreç performans göstergelerinin belirlenmesi ve yönetilmesi için gerekli altyapıyı sağlamaktadır. Uygulama Microsoft. NET platformunda tam nesne yönelimli olarak geliştirilmiş olup çok dilli kullanıcı ara yüzüne sahiptir. Uygulama Yeniden Yapılanma (Re-engineering), ISO Belgelendirmesi (ISO 9001:2000 vb.), Toplam Kalite (TQM), EFQM Mükemmellik Modeli, ITIL, COBIT, CMMI, Stratejik Yönetim ve six-sigma gibi yaklaşımları destekleyecek özelliktedir. Ensemble Süreç Yönetimi uygulamamız QDMS Entegre Yönetim Sistemi ve eBA Workflow İş akış Yönetim Sistemi çözümlerimiz ile aynı altyapıyı kullanmakta ve onlarla entegre olarak çalışmaktadır. İstenirse web tabanlı olmak koşuluyla her türlü ERP, HRM, SCM, CRM ve özel kurumsal uygulamalarla da entegrasyon sağlanabilmektedir. Ensemble Süreç Yönetim Sistemi çözümü aşağıdaki modülleri içermektedir.

Sistem Mimarı

Kuruluşun organizasyon yapısının, süreç hiyerarşisinin ve kullanılacak süreç modelleme yönteminin tanımlanıp yönetildiği uygulamadır. Kullanılacak modelleme yönteminin tanımlanması veya uyarlanması aşamasında süreçleri modelleyecek kullanıcıların uyacağı standartlar ve kurallar bu uygulamada belirlenir. Sistem kullanılacak modelleme yönteminin esnek ve parametrik olarak tanımlanmasına ve uyarlanmasına imkan sağlayan bir yapıdadır. Sistemde istenildiğinde süreçlerin versiyon bazında yönetilebilmesini sağlayan bir altyapı da mevcuttur. Modelleme yönteminin tanımlanması kapsamında; • Süreç Tiplerinin tanımlanması, • Süreç Adım Tiplerinin tanımlanması, • Süreç Hiyerarşisinin tanımlanması, • Süreç bazında görüş, kontrol, onay ve yetki matrislerinin tanımlanması, • Kullanıcı tanımlı alanların ve özelliklerinin belirlenmesi, • Süreç ve Süreç adım tiplerine ait görsel simgelerin belirlenmesi, • Süreç ve Süreç adım tiplerine ait kullanıcı tanımlı alanların ilişkilendirilmesi, • Organizasyon birimlerinin tanımlanması, • Kaynakların tanımlanması, • Yetkinliklerin tanımlanması • Statik dokümanların tanımlanması • Kaynak gruplarının tanımlanması,

Süreç Modelleyici

Süreçlerin görsel olarak modellendiği kullanıcı bilgisayarlarında çalışan uygulamadır. Süreç çizerleri Sistem Mimarı uygulaması ile sisteme tanıtılan hiyerarşi ve modelleme yöntemini kullanarak süreçleri görsel olarak modelleyerek gerekli verileri sisteme tanıtabilmektedir. Uygulama öğrenmesi ve kullanımı kolay görsel bir çizim ara yüzü içermektedir. Bu ara yüz yardımıyla görsel süreç modelleri ve birbirleri arasındaki ilişkiler çok seviyeli ve etkileşimleri açıkça görülebilen bir şekilde hazırlanabilmektedir. Sistem dikey veya yatay İşlevsel Akış Şeması (Swimline) , Akış Şeması (Flowchart) ve buna benzer formatlarda görsel süreç haritaları oluşturulmasına uygundur. Sistemde hazırlanan görsel süreç modelleri; süreç sahipleri, sorumlu kişiler, kaynaklar, dokümanlar, mevzuat, riskler, süreç performans göstergeleri, kaynaklar, pozisyonlar, departmanlar vb. gibi süreci tanımlayan her türlü bilgi (=süreç standartları) ve referans bilgileri içerebilmektedir. Versiyon izlemenin aktif olması durumunda hazırlanan veya güncellen süreç haritaları sistemde tanımlı kişilere görüş isteme, kontrol veya onay amacıyla bu uygulama üzerinden gönderilmekte ve ilgililer e-posta ile bu konuda bilgilendirilmektedir. Süreç bilgileri veritabanı olarak adlandırılabilecek bu bilgiler sorgulanabilmekte ve raporlanabilmektedir. Bu sayede süreçler ve süreç verileri arasındaki kopukluk ve eksiklikler görülebilmektedir. Bu bilgiler İnsan Kaynakları bakış açısıyla da değerlendirilerek süreç yönetimi yaklaşımına geçiş nedeniyle görev tanımları ve departmansal sorumluluklar gözden geçirilip bu doğrultuda revize edilebilmektedir.

Gösterge Yöneticisi

Süreç performans göstergesi altyapısını oluşturan parametrelerin ve performans göstergelerinin tanımlanıp yönetildiği modüldür. Gösterge altyapı parametreleri kapsamında; • Gösterge gruplarının liste veya hiyerarşi olarak tanımlanması, • Gösterge raporlama dönemlerinin(periyotların) tanımlanması, • Gösterge ölçü birimlerinin tanımlanması, • Gösterge tiplerinin tanımlanması, • Gösterge boyutlarının tanımlanması, • Gösterge değerlendirme kriterlerinin tanımlanması yapılır. Bu parametrelerin tanımlanmasının ardından her bir performans göstergesine ait bilgilerin nasıl elde edileceği, gösterge sorumluları, veri giriş sorumluları ve grafik özellikleri tanımlanır. Göstergeye ait hedef, alarm, uyarı ve gerçekleşme verileri birkaç değişik yöntemle girilebilir. Bunlar elle giriş, bir formül yardımı ile başka göstergelerden hesaplama ve veritabanlarından alma olarak sıralanabilir. Sistem her türlü veritabanına OLE DB veya ODBC ile bağlanarak veri alabilir. Access, MS SQL Server, Oracle veri tabanları başta olmak üzere her türlü ilişkisel ve OLAP veritabanlarından veya veri ambarlarından zamanlanmış görevler tanımlanarak periyodik olarak veri alınabilmektedir. Gösterge yöneticisinde tanımlanan performans göstergeleri kullanıcının serbestçe tanımlayıp değiştirebildiği gruplar altında kategorize edilerek kolayca yönetilebilmekte, süreç haritalarında ilgili süreç adımına referans olarak tanımlanabilmektedir. Performans göstergeleri istenirse grafik ve rapor olarak görüntülenebilmektedir.

Süreç Yönetimi (Web uygulaması)

Süreç modelleyici ile oluşturulmuş görsel süreç haritalarının web ortamında paylaşımı, eğer ilişkilendirilmişse süreç performans göstergelerinin güncel durumunun izlenmesi, süreçler ile ilgili aksiyonların planlanması, izlenmesi ve görüşlerin paylaşılmasını sağlayan intranet tabanlı bir süreç yönetim ortamıdır. Süreç Yöneticisi modülü ile süreç haritaları eğitim ve görev değişikliklerinde de kurum içi oryantasyon amacıyla kullanılabilmektedir. Süreç Yöneticisi eğer ilişkilendirilmiş ise, süreç faaliyetlerinin gerçekleştirildiği web tabanlı uygulamaların başlatılması için bir ara yüz olarak da kullanılabilmektedir. Kullanıcılar süreçler ile her türlü bilgi (süreç sahibi, sorumlular iş adımları, kaynaklar vb.) performans göstergesi, doküman ve diğer bilgilere süreç yöneticisindeki görsel modeller ve ilişkili linklerden ulaşabilmekte, isterlerse web tabanlı olmak koşuluyla süreçlere atanmış iş akışlarını (workflow) başlatabilmekte veya tanımlanmış kurumsal uygulamalara ulaşabilmektedir. Versiyon izlemenin aktif olması durumunda ilgili kişilerin görüş, kontrol veya onayına gönderilen süreç haritalarına bu kişiler tarafından portal üzerinden erişilerek gerekli işlemler yapılabilmektedir.

Performans Yönetimi (Web Uygulaması)

Performans göstergelerinin gerçekleşme değerlerinin dönemsel bazda grafiksel olarak veya liste ve raporlar şeklinde izlenebildiği uygulamadır. Varsa manuel girilen verilerin sorumluları tarafından giriişleri de buradan yapılmaktadır. Sistem performans göstergelerinin, hedeflerini de dikkate alarak, belirlenmiş uyarı ve alarm eşiklerini otomatik olarak kontrol ederek trafik ışığı mantığında görsel uyarılar üretebilmektedir. Sistem verileri manuel girilen göstergeler için veri giriş sorumlularına hatırlatma ve gecikmeleri bildirir.