Şube çalışanlarımız süreçlerle ilişkili her türlü elektronik forma QDMS sistemi üzerinden ulaşıyor

  • Şirket Profili

    albaraka_logo Sektör: Bankacılık Lokasyon: İstanbul

    Müşteri Görüşü

    Dokümantasyon yükünü kaldırabilecek, uyarı e-postaları atabilecek, bildirim ve hatırlatmalar ile işimizi kolaylaştıracak bir çözüm arayışındaydık. QDMS Entegre Yönetim Sistemi ile bu ihtiyaçlarımızı karşılayabiliyorduk. Şu anda sistemimizde kayıtlı 1600 dokümanımız bulunmaktadır.
    Author's imageAhmet KOÇ, Süleyman YİGİTAL ve Maşide Nur BAKARBirim Müdürü, Yönetmen ve Uzman
  • Faaliyet Alanı

    Albaraka Türk Katılım Bankası, faizsiz bankacılığın Türkiye’deki öncü kuruluşu olarak 1984’te kuruldu ve 1985’te aktif olarak hizmet vermeye başladı. Ortadoğu’nun güçlü sermaye grupları Albaraka Bankacılık Grubu (AGB), İslam Kalkınma Bankası (IDB) ve Türk ekonomisine yarım yüzyıldan fazla hizmet veren yerli bir sanayi grubunun öncülüğünde kurulan Albaraka Türk Katılım Bankası, Türkiye’deki faaliyetlerini 5411 sayılı Bankacılık Kanunu’na uygun olarak sürdürmeye devam ediyor.

    Problem

    Mevcut sistemin daha esnek bir yapıya kavuşturulması hedefimiz vardı Bimser ile tanışmadan önce bankamız içerisinde kullandığımız bir uygulama üzerinden doküman yönetimi yapabiliyorduk. Gelişip büyüyen organizasyonel yapımız ve şubelerimiz sayesinde zamanla dokümanlarımızda bir artış oldu. Bu artış ile beraber mevcut sistem yetersiz kalmaya başladı ve ayrıca bizim mevcut sistemin daha esnek bir yapıya kavuşturulması hedefimiz de vardı. Dokümantasyon yükünü kaldırabilecek, uyarı e-postaları atabilecek, bildirim ve hatırlatmalar ile işimizi kolaylaştıracak bir çözüm arayışındaydık. QDMS Entegre Yönetim Sistemi ile bu ihtiyaçlarımızı karşılayabiliyorduk. Şu anda sistemimizde kayıtlı 1600 dokümanımız bulunmaktadır.

    Çözüm

    Çözümü bulma sürecinde detaylı bir piyasa araştırması yapıldı. Farklı çözüm ve uygulama sahipleri ile görüşüldü. Bankacılıkta QDMS Entegre Yönetim Sistemi’nin sıklıkla kullanıyor olması ve ürünün referansları bizi QDMS’i seçmeye yöneltti. QDMS’in seçim sürecinde bankacılık sektörü haricinde sektör bağımsız birkaç firma ile de referans görüşmeleri yapıldı. Görüşmeler sonucunda ürünün bankamız için faydalı bir uygulama olacağı kararı alındı.

    Tecrübeler

    QDMS 4.000 kişilik çalışan kadromuz ve farklı lokasyondaki 212 şubemizde aktif olarak kullanılıyor!   QDMS Entegre Yönetim Sistemi’nin implementasyon süreci gayet hızlı oldu. Daha önceden kalite departmanımızda bir ağaç sistemimiz olduğundan konuya da yeterince hakimdik. Bimser’in danışmanları ürün implementasyon aşaması ve sonrasında çok yardımcı oldular. Mevcut dokümanlarımızı QDMS sistemi üzerine hızlıca aktardık. Yaklaşık bir hafta içerisinde kurulum ve implementasyon süreci gerçekleşmiş oldu. Daha önceden kullandığımız uygulama sayesinde kalite yönetimi konusunda tecrübe ve hazırlıklarımızın olması da hızımıza hız kattı. Bankamızda QDMS’i yöneten 2 çalışanımız mevcut. QDMS Entegre Yönetim Sistemi 4.000 kişilik çalışan kadromuz tarafından ve 212 tane farklı lokasyondaki şubemizde aktif olarak kullanılıyor. QDMS Doküman Yönetim Sistemi ile iç ve dış lokasyonlarda aktif olarak dokümantasyon, formlar, sözleşmeler, prosedürler vb. kalite süreçlerinin her biri yönetilmekte. İlgili birim dokümanı oluşturduktan sonra onay süreçlerinden geçerek doküman kullanıma açılıyor. Örneğin şubelerimizde kullanılan formlar ve sözleşmeler; QDMS Doküman Yönetim sistemi üzerinden yayınlanıyor. Şube çalışanlarımız süreçlerle ilişkili her türlü elektronik forma QDMS sistemi üzerinden ulaşabiliyor. Doküman yayınlama sürecinde ise QDMS ile esnek bir yapıya sahibiz. Bu esneklik sayesinde ‘’Doküman Sahipliği’’ adı altında bir sistem oluşturduk. Bu sistem çerçevesinde kalite yönetim sürecinde birimlere yetkiler verildi. Kalite yönetim süreçlerinde her birimin kalite sorumlusu görevlendirilerek güncelleme ve onay mekanizmaları geliştirildi. Bu sayede iş yükü azaltılarak kaynaklarımızın daha verimli kullanılması sağlandı. Önümüzdeki günlerde QDMS’in doküman okuma ve anket gönderme özellikleri ile beraber DÖF (Düzenleyici Önleyici Faaliyetler) modülünü de kullanmayı planlıyoruz.

    Yeni İş Birlikleri

    Albaraka Türk olarak, Bimser’den memnunuz. Yeni iş birlikleri konusuna olumlu bakıyoruz.